Business Meal(식사비) 공제요령
10년도 더 된 일인 것 같다. 어떤 분이 급하게 면담을 요청하셔서 사무실에서 상담이 시작되었다.
그 분 사연인즉, IRS 감사에 걸렸는데 다른 것은 문제가 없는데 식사비와 접대비(Meal & Entertainment)에서 전혀 공제가 안 된다고 이유를 알아봐달라고 한 권의 일기장을 가지고 오셨다.
회계에 대한 지식이 상당한 분처럼 일기장에는 언제, 어디서, 누구와 왜, 그리고 어떤 사업상의 이야기를 나눴는가가 씌여 있었다.
어떤 날은 파란색 볼펜으로 다른 날은 검정색과 초록색 펜으로, 또 어떤 페이지는 김칫국물 쏟은 흔적도 있었다.
IRS는 형식에 구애 없이 서류상으로만 남겨져 있으면, 내용이 중요하지 어디에다 기록했는지는 중요시 생각하지 않기 때문에 일기장에다 접대비 및 음식비의 지출 내역을 문서화한 것은 전혀 문제가 없어 보였다.
또 당시에는 컴퓨터가 지금과 같이 많이 보급되지 않았기 때문에 손으로 직접 쓴 것과 여기저기에 묻어 있는 김칫국물과 같은 세월의 흔적과 각각 다른 색으로 씌여진 접대비 지출내역은 누가 봐도 훌륭한 입증자료였다.
한참을 보아도 전혀 문제점을 찾을 수 없어서 IRS 감사관과 통화를 하기 위해 일기장을 그 분에게 돌려드리는 순간 언뜻 이상한 광경이 머릿 속을 스쳐 지나갔다.
이 분이 일기장에다 세부자료를 기입한 것은 전혀 문제가 없었는데, 언뜻 머릿 속을 스쳐간 장면은 일기장 표지에 ‘Daily Record’라고 되어 있고, 바로 아래 ‘2011’라고 되어 있던 것이다.
보통 감사는 세금보고 후 2-3년 후에 실시된다. 이 분도 2009년도의 세금 보고서가 감사 당하고 있었는데. 2011년도라고 표기되어 있는 일기장에 2009년도 접대비 지출내역을 적어 IRS에 제출하니 그 자료의 진실성에 의문을 갖은 IRS가 접대비로 산정된 모든 금액을 인정하지 않았던 것이다.
많은 분들이 식사비와 접대비가 세금 보고시 비용처리 된다고 생각하는데 정확한 처리방법을 모르고 있는 것 같다.
1987년 이전에는 비즈니스를 위한 식사비와 접대비는 100% 비용처리 가능했지만 1988년 개정된 세법은 50%만 비용으로 인정하고 있다가 이마저도 2019년부터는 접대비(Entertainment)는 비용으로 인정을 못 받고 비즈지스 식사비만 인정하고 있다.
2020년에 코로나 19 사태가 터지면서 올해, 2021년과 2022년 2년 동안은 식사비를 50%가 아닌 100% 비용으로 인정한다. 비즈니스 경비로 인정 받으려면 가장 중요한 것이 입증이 가능한 구체적인 증거를 갖춰놓아야 한다.
Internal Revenue Service 내규 IR 95-96과 Notice 05-50에 따르면 75달러 이하의 영수증은 증빙서류만 구비하면 되지만, 75달러 이상은 반드시 영수증도 함께 첨부해야 한다.
한국인은 미국인에 비해 문서를 기록하고 보관하는 습관이 뒤떨어져 있는 것 같다. 세무감사 때 곤란을 겪는 것도 세부자료를 잘 보관하지 못했기 때문인 경우가 제일 많다.
다른 비즈니스 운영 자료들도 중요하지만 식사비에 대한 서류들은 미리미리 준비를 해놔야 나중에 크게 당황하지 않는다.
Who(누구), Where(어디서), When (언제), Why(왜), How much(얼마)를 비교적 상세히 기입해놓으면 어떤 IRS 감사가 닥쳐도 아무런 문제가 없다.
다음은 일반적으로 비용공제가 되지 않지만 약간의 수고를 들이면 세금보고시 비용으로 공제할 수 있는 요령이다.
배우자를 동반한 접대: 비즈니스로 접대를 했다고 해도 접대하는 사람의 배우자 식사비까지 공제되는 것은 아니다. 이 때에는 상대방에게 배우자나 다른 사람도 함께 나오라고 하면 된다.
접대를 해야 하는 상대방도 배우자나 다른 직원들과 함께 나온다면 접대를 하는 쪽의 배우자의 비용도 함께 공제 가능하다.
골프장 회원권: 비즈니스 때문에 골프를 같이 치는 비용은 접대비로 공제받을 수 없고, 사교클럽 멤버십이나 골프장 회원권 등으로 지출된 비용도 원칙적으로 공제대상이 아니다.
하지만 골프를 치고 식사를 했다면 식사비는 사업 경비로 100% 인정된다.
식사비 비용처리에서 중요한 것은 식사자리가 반드시 사업과 연관되어야 한다는 점이다. 또 모든 것을 서류화해 기록해 놓는 것이다.
이 글 서두에 소개되었던 분이 사용한 일기에 2011년이 아닌 세금 보고서 연도와 일치하는 2009년이었거나 아예 연도 수가 표시되지 않았던 공책에 접대비 및 식사비의 내역을 기입했다면 어떻게 되었을까?
아마도 IRS에서 전액 비용으로 인정했을 것이다.
공인회계사 서윤교
